Критерии важности и срочности

[YoungR]

Обратил внимание, что у меня практически нет задач с отрицательной важностью и отрицательной срочностью. Вроде как зачем заносить задачи неважные или не срочные в МЛО? Может, у меня точка отсчета неправильно как-то расположена?..
Друзья, можете поделиться, у кого какие критерии важности и срочности? Как Вы определяете, в какое место поставить ползунок?

[MLO fan]

Вроде как зачем заносить задачи неважные или не срочные в МЛО?

GTD требует, чтобы ваша система позаботилась обо всём! В том числе и о несрочных или не очень важных вещах.
Если мне нужно будет к следующему месяцу купить одну безделушку, чтобы передать в деревню, то это несрочное дело. Но почему бы мне не купить её прямо сейчас, раз уж оказался в подходящем магазине, дабы не суетиться потом в последний момент перед отъездом? ).

[WaRoX]

Если есть проблемы с мотивацией, постоянно происходят отвлечения на разные фильмы, игры, то есть один интересный способ это победить: включить все отвлекающие дела в систему планирования. Например, "Посмотреть фильм 2012", "Пройти 3-ю миссию в Starcraft 2" и т.д. Когда вы будете отмечать сделанные "дела", то рядом вы будете видеть дела, которые могли сделать вместо этих, например "Написать отчет". Скорее всего, даже захочется после выполнения непродуктивного дела сделать продуктивное.
Также вы формализуете список своих "пряников" и можете контролировать то, как вы самопоощряетесь за сделанную работу.
А еще вы таким образом приучаете себя к планированию и регулярному заглядыванию в систему планирования. Это особенно полезно, когда вы только начали пользоваться программой и не привыкли ее регулярно открывать.

Это я рассказал свою методику, которая как раз стала возможна к нормальному применению с введением электронных средств планирования А вообще, важность и срочность, как я понял, в программе появились по методологии Стивена Кови. Он строит 4 квадрата на плоскости [{срочные, не срочные}, {важные, не важные}]. Со (срочными и важными) и (не срочными и не важными), я думаю, все понятно (последние относятся как раз к отдыху и развлечениям по большей части). Срочные и не важные - это дела, которые зачастую навязаны внешней средой и не имеют лично для вас какой-то выгоды. Не срочные и важные - это как раз то, на что времени обычно не хватает То есть это надо сделать к какому-то далекому сроку в будущем для достижения долгосрочных целей. Но за счет несрочности мы как раз их зачастую и забрасываем

Надеюсь, ответил на ваш вопрос

[40.02]

Если есть проблемы с мотивацией, постоянно происходят отвлечения на разные фильмы, игры, то есть один интересный способ это победить: включить все отвлекающие дела в систему планирования. Например, "Посмотреть фильм 2012", "Пройти 3-ю миссию в Starcraft 2" и т.д. Когда вы будете отмечать сделанные "дела", то рядом вы будете видеть дела, которые могли сделать вместо этих, например "Написать отчет". Скорее всего, даже захочется после выполнения непродуктивного дела сделать продуктивное.
Также вы формализуете список своих "пряников" и можете контролировать то, как вы самопоощряетесь за сделанную работу.
А еще вы таким образом приучаете себя к планированию и регулярному заглядыванию в систему планирования. Это особенно полезно, когда вы только начали пользоваться программой и не привыкли ее регулярно открывать.

Надеюсь, ответил на ваш вопрос

Отличный совет!!!

[Алексей]

Хороший способ для мотивации. Буду применять.

[artur.kharin]

Пока что делаю для себя такой вывод: Срочность - это то что требует начальство, внешняя среда. Важность это задачи для себя. Иными словами: Важность - Это стратегический шаг, на перспективу. Срочность - это тактический шаг. Может я не прав. Пользуюсь MLO около месяца

[WaRoX]

Не сказал бы, что срочность - это только внешняя среда. Бывают и срочные задачи по текущим, но персонально важным проектам. В вашем же предложении есть конфликт: срочность - "тактический шаг" и "требует начальство". По стратегическим личным проектам всегда тоже есть тактические шаги.
Подход по матрице Эйзенхауэра скорее показывает, что надо уменьшать количество (важных и срочных) задач, не забывая при этом постоянно уделять время (важным и не срочным) задачам. Но (важные и срочные) полностью никуда не денутся и их необходимо делать в первую очередь.

[serega.shv]

Вопрос важность-срочность очень интересен.
Объяснение принципа работы этих показателей с моей точки зрения
Что такое показатели важности и срочности – это присваивание задаче дополнительного веса для определения ее положения в списке дел.
Итого за основу взять Принцип – чем выше дело в списке Активные действия (To-Do) – тем оно приоритетнее к выполнению. Самое верхнее дело – самое важное и срочное. В данном случае рассмотрим список Активные действия как основной для выполнения задач в течении дня.
Изучая справку и сайт Александра Краевого(Эксперт) и обдумав это все, я пришел к следующим выводам:
Важность - приоритет папки в Дереве задач (Вид –Все задачи).
Срочность – приоритет задачи(действия) в виде Активные действия, относительно других дел в этом списке.
Как сделал я:
-Опытным путем выяснил, что важность и срочность имеют одинаковый вес для задачи – т.е. если задаче установить мак. важность и посмотреть статистику задачи справа в разделе свойств задачи, то оно окажется одинаковым если той же задаче установить макс. срочность. Т.е. – в принципе это одинаковый показатель. Но автор программы (Гений) придумал как использовать эту возможность в разных плоскостях мышления. Т.е. важность он предлагает устанавливать папкам! (проектам). Тогда при установлении важности для папки - подзадача получает доп. вес к срочности и поднимается выше в списке дел. Чем больше важность коневой папки - тем выше задача в списке дел. Тем она приоритетнее к выполнению по Принципу.
Так же важно знать(понимать) что порядок расположения папки в дереве папок влияет на положение подзадач в списке Активные действия. Чем выше папка в Дереве папок – тем выше ее подзадача в списке To-Do. Это если у всех задач одинаковая важность и срочность.
**Как определить важность? Есть несколько уровней мышления – от сегодня, до месяца, года, 5 лет, жизни.
Например:
-Это важно сегодня! - Это уже срочно));
-Это направление важно в жизни;
-Вообще в принципе это важнее всего;
Как определиться для себя? Тут только взять бумажный лист и написать ответ себе на вопрос, что для меня важно в принципе? Почему это? Как я рассуждал? Почему так у меня получилось? В общем не просто поставить - важно - макс. - это папка X, а объяснить самому себе почему именно эта папка, как будто объясняешь другу)).
**Как определить срочность?
Срочность - это как скоро нужно это сделать относительно др. дел.
Сегодня-макс.;
1-2 дня- много,
в течении недели - больше,
позже - меньше,
индикатор изменений - нормально (для срочности не использовать, только как индикатор, что эта задача обработана по срочности) и т.д.
Это как пример.
Но тут возникает потребность вручную переключать срочность чуть-ли не каждый день - ситуация меняется (у кого как). Раз в неделе на Обзоре - общий просмотр и определения срочности на неделю. Показатели важности определили раз и не трогаем.
--
Общие советы построения системы выполнения задач по Принципу Сверху-Вниз.
1. Сбросить все показатели важности и срочности на нормально.
2. Оценить важность папок Дерева задач и расположить их в порядке важные выше. Желательно не делать глубину вложения папок более двух. Например, Работа/Личное – 0 уровень – его не считаем. Далее Работа/Продажи 1 уровень (Личное/Личные финансы), далее Работа/Продажи/Клиент X – 2 уровень – это крайний (т.к. далее требуется много внимания к поддержанию порядка и организации). (Личное/Личные финансы/Купить)
3. Повысить важность отдельных папок, которые этого заслуживают. Например, папка 2 уровня – Жена требует повышения важности)) или, например, Работа/Продажи/Клиент X – повысить важность - т.к. это ключевой клиент.
4. При обработке папки Входящие – ставим срочность задаче.
5. При просмотре списка Активные действия – в колонке Срочность проставляем срочность задачи в зависимости от периода ее выполнения – сегодня, на днях, на неделе и т.к. Это делается вместо установки сроков(дат), для дел, которые нужно выполнить как можно скорее (Next Action по GTD). Индикатор того что дело обработано – нет дел с показателем – нормально. Это например- можете, как угодно.
6. Во время Недельного Обзора – 100% необходимость для доверия системе, изменяем срочность задач в связи с текущей ситуацией.
7. Делаем задачи сверху вниз не пропуская. Бывает, что не вот она задача в списке – самая верхняя – раньше бы ее отложил в пользу более привлекательных)) – но следую Принципу делаешь ее (цит.: Краевой – «сцепив зубы») и таким образом выполняешь самую срочную и важную задачу из всех и радуешься, что продвигаешься вперед.
8. Если не можешь ее делать - ставишь пропустить повтор/меняешь время начала на позже – когда можно выполнить/удаляешь или др. – в общем без решения по этой задаче дальше никуда.
9. При изменениях локации делаем отборку по контексту – может в этом месте можно сделать что-то еще.
10. Тут и выходит на сцену Цель Недели – то что можно не делать в принципе и так все и останется в жизни. В общем задача которая выводит тебя из зоны комфорта и поднимет выше как человека). Задача с отметкой Цель Недели – самая верхняя и из не должно быть 10-15 штук. Т.к. следуя Принципу делаем сверху-вниз.
Пояснение давал на примере своей системы которая прошла эволюцию в течении года и теперь такая. Это только пища для ищущего ответы – все равно все делаю по-своему под себя)). Еще раз подчеркиваю, что пост основан на изучении сайта Александра Краевого http://kraevoy.com/blog/, справки F1 MLO и форму MLO. Сам ничего не придумал !
Просьба поделиться своими наработками. Кто что надумал и приспособил.

[lobaty]

Аплодирую стоя .
Восприятие матрицы "важность/срочность" подобно моей. Для лучшего визуализирования каждая задача у меня имеет соответствующий значок в поз. 0
важно/срочно А
важно/не срочно B
не важно/срочно C
не важно/не срочно D
Эту идею почерпнул где-то на сайте Архангельского. Автор, если не ошибаюсь Андрей Аксенов

Плюс ко всему если задача авральная, вы видете красную "А" и ни на что не отвлекаетесь. Ну и другие цвета соответственно.
Также советую в настройках сортировки ТУДУ выставить избранные задачи на самый верх. Это когда за вас опеределились или обстоятельства так сложились, что некогда играться в игрушки "важно/срочно".

[serega.shv]

lobaty спасибо!

Сейчас посмотрю, может оно и лучше по цветам сделать.

Про звездочку - тоже использую, кто-то писал уже на форуме. Согласен что когда действительно некогда - звездочки рулят и дело поднимается вверх)).