Система FranklinCovey или главное внимание – главным вещам

[Blake]

Приветствую всё MLO Сообщество!

Предлагаю всем высказывать свои мысли относительно технической реализации системы Кови средствами MLO.
Кто использует данную методику, как затачивали под себя, сколько вводили ролей?
Лично мне очень интересно услышать опыт совместного использования GTD и ролей Кови.

Сам я уже несколько лет активно практикую классическую GTD средствами RTM. Но знакомство с MyLifeOrganized
заставило меня иначе, гораздо глубже взглянуть на эту методологию. Например, мне очень понравилась идея PRN задач
и горячих точек. Раньше я хранил такие задачи в папке "Someday".

P.s.: Опять же интересно узнать как можно элегантно привязать PRN задачи, проекты и повторяющиеся задачи к системе FranklinCovey.

Заранее благодарю всех за помощь в развитии тайм-менеджмента и улучшении интеграции MLO в нашу жизнь!

Жду ваших комментариев!

[edw]

Спасибо за эту тему. Возможность использование системы Кови один из самых больных вопросов в моей личной системе эффективности. Скажу сразу - использовать MLO для достижения баланса между ролями мне пока не удалось

Предлагаю всем высказывать свои мысли относительно технической реализации системы Кови средствами MLO.
Кто использует данную методику, как затачивали под себя, сколько вводили ролей?
Лично мне очень интересно услышать опыт совместного использования GTD и ролей Кови.

Роли надо выносить на верхний уровень Схемы. У меня роли - это папки. Несколько коряво сделана роль "Затачивайте пилу" - задача с подпапками.
На уровне Схемы есть проблема. Рутина (Журнал контроля) сгруппирована по периоду повторения. И контексты ролей в рутине надо присваивать вручную. Жду появления календарного представления - тогда задачи из папки Журнал разнесу по ролям.
Для каждой роли есть такой же контекст. При создании/перемещении задачи в ветку Схемы контексты роли присваиваются автоматически. В представлении "Роли" (группировка по категориям) можно делать балансировку нагрузки по ролям на неделю (по числу задач для роли). Но это представление не закончено: балансировка по ролям это есть лишь часть недельного планирования. Жду многооконного интерфейса.

Под ролями - проекты и контексты по GTD. MLO легко работает по методике GTD не зависимо от того, на каком уровне вложенности находятся проекты и задачи. На втором уровне так же Программы - это наборы последовательно выполняемых проектов. Папки программ скрыты - их использую только для планирования. Когда начинаю работать над проектом переношу его из Программ на уровень выше - в Роль.
Тут так же есть вопросы. Например, могут ли в подролях Затачивайте пилу быть проекты или только отдельные задачи?

Число ролей - дело сугубо индивидуальное. Лишь бы их не было слишком много - тяжело управлять. Раз в год пересматриваю список ролей. На скриншотах - результаты последней оптимизации.

[Blake]

Огромное спасибо за такой подробный ответ!
Информации хватит на полноценную статью.

Сразу возникло несколько вопросов:

- Используете ли Вы в своей схеме папки а-ля "Может-быть/Когда-нибудь", "Смутные мысли" или "Инкубатор",
или все не оформившиеся задачи/проекты/мысли Вы хранить непосредственно в ролях?

- Применяете ли матрицу важности-срочности? Я не увидел папок !A, !B и т.д., но возможно Вы реализуете это на уровне контекстов?
Или может быть применяете при планировании?

- Так же не увидел у Вас ролей типа Муж/Отец/Сын. Если в них смысл или их можно интегрировать куда-то?

[edw]

Огромное спасибо за такой подробный ответ!
Информации хватит на полноценную статью.

Насчёт статьи не знаю, но есть большое желание запустить вики на тему "TimeManagement на базе MLO"

Сразу возникло несколько вопросов:

- Используете ли Вы в своей схеме папки а-ля "Может-быть/Когда-нибудь", "Смутные мысли" или "Инкубатор",
или все не оформившиеся задачи/проекты/мысли Вы хранить непосредственно в ролях?

Сначала хранил в отдельной папке. Потом в отдельном файле MyPlan.
Сейчас пришёл к тому, что "Спрятать ветку в To-Do" это и есть "смутные мысли". Например раньше я в проектах создавал папку "Возможные задачи проекта". Сейчас оставляю их в корне проекта помечая как скрытые.
Для инкубации проектов использую понятие "Программа". Программа в MLO это скрытая папка в которой я собираю идеи/проекты по определённой теме. В папке программы хранятся возможные будущие проекты в логической последовательности их выполнения. По сути Программа это и есть Инкубатор. Но так как идей проектов много, такой подход позволяет их хоть как-то структурировать.
Раз в год делаю пересмотр ролей. Тогда же очищаю рабочий файл от "смутного". Часть удаляю, часть переношу в MyPlan.

- Применяете ли матрицу важности-срочности? Я не увидел папок !A, !B и т.д., но возможно Вы реализуете это на уровне контекстов?
Или может быть применяете при планировании?

С важностью работаю через цели. Цели дня помечаю как Избранные. Подробнее об этом рассказано в другой ветке.
Срочность - это срок. Что бы MLO можно было использовать для работы со сроками надо: решить вопрос с порядком сортировки, получить календарное представление в MLO, настроить экспорт мероприятий во внешний календарь...
Только разобравшись отдельно со сроками можно переходить к интегрированному важность-срочность. Пока же использую представление Сегодня (см.ссылку выше), в котором собраны задачи-цели и задачи со сроками.

- Так же не увидел у Вас ролей типа Муж/Отец/Сын. Если в них смысл или их можно интегрировать куда-то?

Я интегрировал (см.вложение). Если честно - работает плохо. Как и всё в Затачивайте пилу. Если сторонников подхода Кови наберётся несколько человек, можно попробовать сформулировать КАК должны работать роли и предлагать разработчикам добавить это понятие в MLO.

[Blake]

Вот и прошла первая неделя использования системы FranklinCovey на базе MLO.

Появились различные мысли и наработки. Но ещё больше появилось разнообразных вопросов.
Изначально я стремился, да и стремлюсь, к максимально точному следованию советам Кови. И уже отталкиваясь от этой базы стараюсь обкатать схему под себя и под MLO.

В первую очерядь я создал схему наподобии шаблонной FranklinCovey, которая уже встроена в MLO:

Роль1
Квадрант1 (срочные и важные)
Квадрант2 (важные не срочные)
Квадрант3 (срочные не важные)
Квадрант4 (не срочные не важные)
-------
Роль2
**
-------
и т.д.

Почему я решил не отказываться от такого сегментирования (по квадрантам)? Да потому что это краеугольный камень всей системы Кови. Во всех книгах Стивена красной линией проходит важность того, что нужно находиться в квадранте №2. Поэтому я решил реализовать этот инструмент наглядно, папками. Ибо если оставить это на совесть ползункам "срочность/важность", то можно запутаться, так как даёт слишком широкий выбор вариантов. Не просто важно/не важно или срочно/не срочно, а так сказать с оттенками серого. Хотя никто не запрещает присвоить эти значения потом, после сортировки по глобальным папкам.

К слову сказать, все папки "Квадрант4" в каждой роли, я сделал скрытыми. Чтоб не отображались в To-Do. Это позволяет избавиться от дел "пожирателей времени", а заодно служит в некотором роде папкой "Может-быть".

Также, на уровне с ролями я добавил раздел "Журнал контроля". Его вид и назначение вы можете просмотреть выше, в примере уважаемого edw.

К тому же я добавил отдельную папку "Когда-нибудь", так же скрытую в To-Do.

Могу сказать, что для работы с простыми задачами, PRN задачами и повторяющимися задачами такая схема вполне подходит. Но как только дело касается проектов, наступает фрустрация.

Дело в том, что внутри каждого проекта находятся задачи, которые относятся к разным квадрантам. Что-то очень важно и должно быть выполнено оперативно, а что-то может быть выполнено в неограниченный срок. И всё бы ничего, ведь в свойствах можно присвоить значение срочности/важности для каждой отдельной задачи. Но тогда теряется смысл в организации квадрантов, а без них не будет наглядности в работе с системой. А ведь одна из важнейших задач данной системы это не просто сортировка задач, а соотнесение их с ролями и главными целями в жизни. В этом я вижу одно из основных отличий системы Кови от GTD, например. GTD технократична, она позволяет полностью автоматизировать процесс принятия решений и выполнения задач. А методика FranklinCovey более философская, и заставляет каждый раз спрашивать себя: "Насколько эта задача сделает меня ближе к достижению жизненной цели?" или "Это действительно то, что мне необходимо?".

Сегодня я создал новый тестовый файл и хочу попробовать иначе реализовать систему Кови. Предполагается что за основу будет взят шаблон GTD с зонами фокусировки. Оттуда я планирую убрать деление на домашний и рабочий обиход. А роли и квадранты я планирую настроить с помощью контекстов. Например так: @ЗаточкаПилы, @Личность, @Муж/Сын, @Предприниматель, @НачальникОтделаИТ и т.д.
Это что касается ролей. А квадранты сделаю, например, так: @K-I, @K-II, @K-III, @K-IV.
Далее в каждый контекст квадранта включаю все контексты ролей. Это пока умозаключения, но в результате хотелось бы видеть, что бы в To-Do производилась группировка сначала по ролям, а внутри каждой роли по квадрантам. Таким образом будет достигнута необходимая наглядность.
При этом в представлении "Схема" мы будем иметь вполне классический GTD.
Минус пока вижу только один, что при сортировке входящих задач, каждой из них придётся присваивать как миниму 2 контекста: роль и квадрант. А желательно ещё и уточняющие контексты (офис, места, звонки, дома и т.д.)

После небольшого тест-драйва постараюсь отписаться о своих наблюдениях.

P.S.: Перечитал несколько страниц из Кови и обнаружил что сам он рекомендует не заводить более 7 ролей. Тут как говорится "меньше - лучше". То есть 5-6 вполне достаточно (и это как я понимаю с учётом заточки пилы).

[edw]

Спасибо за опыт.
Ждём продолжения!

[Blake]

Приветствую всех!

Уже несколько дней стараюсь оптимизировать вид To-Do под систему Кови.
Как я и говорил раньше, идея следующая: каждая задача имеет как минимум 2 контекста, роль и квадрант.
Все свои надежды я возлагал на то, что можно будет сделать группировку сначала по ролям, а внутри ролей уже группировку по квадрантам.
Но к сожалению этого не получилось. Возможно я ещё не всё понимаю, но группировка работает не так как я хотел.

Вопрос к опытным единомышленникам: можно ли сделать такую группировку, как я описал выше?
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Пока писал пост, появилась мысль: можно не проставлять контекст квадранта, а использовать для этого параметры срочности и важности. Только крайние их значения. Например 1й квадрант будет срочность на max и важность на max, 2й квадрант - срочность на min, а важность на max и и т.д.
Потом, в виде To-Do сделать группировку по контекстам (роли), а внутри сортировку (а не группировку) по срочности/важности. И для лучшей наглядности и интерактивности можно в автоформатировании сделать цветовые обозначения для квадрантов. Это позволит сразу видеть, что например, красный это срочно и важно, оранжевый - важно, но не срочно, синий - срочно, но не важно и серый, например, не срочно и не важно.

Очень хочу услышать ваши мнения! Нужны идеи!

[edw]

...можно не проставлять контекст квадранта, а использовать для этого параметры срочности и важности. Только крайние их значения. Например 1й квадрант будет срочность на max и важность на max, 2й квадрант - срочность на min, а важность на max и и т.д.
Потом, в виде To-Do сделать группировку по контекстам (роли), а внутри сортировку (а не группировку) по срочности/важности. И для лучшей наглядности и интерактивности можно в автоформатировании сделать цветовые обозначения для квадрантов. Это позволит сразу видеть, что например, красный это срочно и важно, оранжевый - важно, но не срочно, синий - срочно, но не важно и серый, например, не срочно и не важно.

Начните с конца. Если Вам удастся сделать такое представление (матрицу Эйзенхауэра) , что оно Вам даст?

Идея насколько я помню в том, что бы минимизировать число задач в квадранте 1 просто критично пересматривая этот список - а действительно ли это так важно и срочно? (в идеале этот квадрант должен быть пустым). Это позволит нам сконцентрироваться над работой в квадранте 2 - из-за срочных задач у нас не доходят руки до важных.
Следующий вопрос - зачем нам планирование в квадранте 2? Кови говорит о достижении баланса как о цели тайм-менеджмента. А под балансом он понимает баланс дел (задач) по ролям. Отсюда - цель планирования в квадранте 2 - получить сбалансированный план работ по ролям. Обратите внимание - роли тут вложены в квадрант, а не наоборот.
3 и 4 квадрант пока пропустим - главное что бы система заработала для главного 2 квадранта.

С точки зрения пользовательского интерфейса самым наглядным представлением для матрицы является экран разделённый на 4 зоны. И возможность перетаскивать задачи из одного квадранта в другой. Но без разработчиков мы такой вид не настроим. Если Вы не используете параметры срочности и важности в других видах (я не использую), то эти параметры, ИМХО, - лучший способ быстро перемещать задачи между квадрантами. Но! По умолчанию для задач стоит средняя настройка срочности и важности. Нам надо решить, в каком квадранте появятся задачи с настройками по умолчанию. Или добавлять 5 квадрант - не расспределённые задачи, в котором будут отображаться задачи со значениями срочности и важности по умолчанию.
Далее. Если внутри группировки по квадрантам будет ещё группировка по ролям - будет сложно увидеть всю картину целиком. Если ограничится просто сортировкой по колонке с названием контекста-роли - будет не наглядно. Выход - сделать цветовые обозначения для ролей (на первом из моих скриншотов они уже видны в крайней левой колонке). Тогда визуально можно будет увидеть баланс в квадранте 2.

Как часто надо пересматривать задачи в квадрантах? Кови делает акцент на недельном планировании. Стремиться к баллансу на уровне недели логичнее всего - есть и рабочие и выходные дни. Так же очищать квадрант 1 логично понедельно - так на эту работу потратится меньше времени.
Отсюда, достигать баланса предлагаю на уровне недели, через более тщательный подбор задач в квадрант 2.
В вид должны войти задачи с Началом и Сроком на этой неделе. Но если мы хотим избавиться от давления срочности - лучше видеть задачи со Сроком две недели - так мы начнём работать с ними заранее. (Все активные задачи добавлять в матрицу я бы не рискнул - у меня их слишком много).

В результате получаем:

• вид с группировкой по параметрам срочности и важности
• в котором собраны задачи на следующую неделю (Начало - неделя, Срок - 2 недели)
• через цветовой маркер видны роли

В этом представлении я бы:

• опустошал квадрант 1 или назначал Срок для действительно срочных задач
• снижал срочность/важность для задач если их очень много по отдельным ролям в квадранте 2
• при отсутствии баланса дополнял квадрант 2 задачами из 3
• прятал в ToDo, удалял из базы или менял важность и срочность на значения по умолчанию для задач квадранта 4

Возможно:

• объединил бы 3 и 4 квадрант в один - не расспределённые задачи
• задачи квадранта 2 объявлял бы целями недели для дальнейшей работы с ними в других видах