У вас есть проблемы напоминаний в MLO-Android? Ответьте: Да/Нет.

Первый опыт совместной работы над проектом в MLO

Поделитесь с другими, как Вы используете MLO (шаблоны, система управления задачами и т.д.). Нашли способ настроить MLO особым образом? Расскажите! Нам интересно!
Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Первый опыт совместной работы над проектом в MLO

Сообщение edw » 12 фев 2009, 07:14

Приветствую всех!

Давно и успешно использую MLO для организации своих дел. Сейчас появилась возможность испытать его для организации коллективной работы над проектом. В этой ветке планирую сообщать о тех вопросах, которые у меня будут возникать по ходу проекта. При этом я надеюсь на:
  • опыт участников форума, которые подскажут, что и как в MLO можно сделать лучше,
  • внимание разработчиков, которые учтут этот опыт при разработке следующих версий.
Понимаю, что формат форума не имеющего иерархического представления, не удачный способ вести хронологию событий. Но уверен, что этот форум лучшее место для самой темы. Последующие мои сообщения могут содержать как новые вопросы, так и участие в дискуссиях по ранее опубликованным, что затруднит чтение ветки. Пока лучшее что мне приходит в голову - ввести все записи в одной ветке форума, публиковать сообщения содержащие новые вопросы изменяя заголовок, каждому отдельному вопросу посвящать отдельное сообщение. Если чтение ветки можно облегчить с помощью объявлений или прикреплённых тем - подскажите как.
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

О проекте и ПО

Сообщение edw » 12 фев 2009, 07:29

Цель проекта: Подготовить стенд и принять участие в отраслевой выставке
Сроки: осталось 68 дней до начала выставки
Участники проекта: 4 человека
Версия MLO: 2.5 рус., 1 лицензия
Опыт участников по использованию MLO:
  • 1 - опытный пользователь,
  • 3 - первый раз видят.
Прочее ПО использованное в проекте:
  • Google Apps For Your Domain
  • MindManager
  • прочее ПО буду упоминать по тексту
Последний раз редактировалось edw 12 фев 2009, 08:46, всего редактировалось 1 раз.
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Шаблон проекта

Сообщение edw » 12 фев 2009, 08:44

Окончательное решение об участии в выставке было принято 26 дней назад. Точной даты не помню. Просто для каждого проекта, в котором я работаю, я создаю проект в MLO. Дата создания этого проекта в MLO - 26 дней назад. Никаких других записей у меня не сохранилось. Вывод: MLO можно использовать как Журнал проекта.

Проектов у меня достаточно много, поэтому я создал шаблон для проекта. Точнее два шаблона - полный и упрощённый. Для проектов по работе чаще использую полный шаблон.
Раньше активно пользовался MindManager. Для MindManager нашёл шаблон для отслеживания проекта и перевёл его. Потом импортировал в MLO. Соответственно весь шаблон построен на картах. Переделывать не стал. Он мне нужен в основном на этапах инициации и закрытия как избыточный список задач (ничего ли я не забыл). Фактически в каждом проекте я удаляю не актуальные задачи из этих списков и переименовываю оставшиеся.
Вот обнаружил, что шаблон несколько устарел. Заставил себя добавить задачу "Уточнить шаблон проекта в MLO" в сам шаблон. Теперь я буду вынужден буду сталкиваться с этой задачей в каждом следующем проекте. И, возможно, обновлю его когда-нибудь.

Вопросы:
При создании нового файла есть возможность выбора из числа предустановленных шаблонов. Есть ли возможность добавить в этот список свои шаблоны?
Все свои шаблоны для разных типов файлов я стараюсь хранить в одной папке. Как прописать в MLO путь по умолчанию для папки личных шаблонов?
При подготовке файла шаблона для публикации я удалил из него все личные контексты. Фактически все шаблоны я храню с контекстами. Если я пользовался шаблоном достаточно давно, то при импорте в MLO он тянет с собой все устаревшие контексты. И начинается каторга по их очистке в основном файле. Можно ли как-то импортировать шаблон без контекстов?
Вложения
Шаблон проекта полный.mlt
Основан на использовании карт MindManager
Содержит избыточный список задач
(17.68 КБ) 675 скачиваний
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Odessey
Сообщения: 50
Зарегистрирован: фев 2009

Re: Первый опыт совместной работы над проектом в MLO

Сообщение Odessey » 12 фев 2009, 08:53

Очень интересная тема. Подписываюсь:)
Сам храню шаблоны в скрытой ветке в общей структуре.

А можно шаблон для MM показать?

Аватара пользователя
andrey
Администратор
Сообщения: 2862
Зарегистрирован: фев 2009
Есть ответ: 84
Откуда: Украина
Благодарил (а): 89 раз
Поблагодарили: 80 раз
Контактная информация:

Re: Шаблон проекта

Сообщение andrey » 12 фев 2009, 10:32

Вопросы:
При создании нового файла есть возможность выбора из числа предустановленных шаблонов. Есть ли возможность добавить в этот список свои шаблоны?

В список который в диалоге - нет. Нужно нажать на "Дополнительные шаблоны..." и открыть файл. По умолчанию открывается папка MLO/Templates. Поместите туда свои шаблоны или ссылку на другую папку. Тогда в в диалге открытия файла можно будет кликнуть на эту ссылку и "прыгнуть" в свою папку шаблонов.

Все свои шаблоны для разных типов файлов я стараюсь хранить в одной папке. Как прописать в MLO путь по умолчанию для папки личных шаблонов?

Нет такой возможности. См. выше.

При подготовке файла шаблона для публикации я удалил из него все личные контексты. Фактически все шаблоны я храню с контекстами. Если я пользовался шаблоном достаточно давно, то при импорте в MLO он тянет с собой все устаревшие контексты. И начинается каторга по их очистке в основном файле. Можно ли как-то импортировать шаблон без контекстов?


Сейчас нельзя. Нужно подготовить шаблон без контекстов. Сейчас это можно сделать в три шага:
1) Открываем шаблон с контекстами, меню: Сервис->Управление контекстами, удаляем все или часть контекстов.
2) Сохраняем новый шаблон уже без контекстов.
3) Импортируем этот шаблон.

Про эту "катаргу" Вы говорите? :)

A.
Andrey Tkachuk
MyLifeOrganized.net Изображение

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Re: Первый опыт совместной работы над проектом в MLO

Сообщение edw » 25 фев 2009, 19:27

Odessey писал(а):А можно шаблон для MM показать?

У меня в папке шаблонов ММ Pro 7 стоит целый набор шаблонов для проектов. Не помню точно, но кажется они шли в стандартной поставке.
В архиве только часть из этих шаблонов - те которые я перевёл (переводил?) на русский. Давно не пользовался ими - не помню в каком они состоянии.
Вложения
Шаблоны для проекта.zip
На русском
(205.34 КБ) 3275 скачиваний
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Выбор в пользу MLO

Сообщение edw » 25 фев 2009, 20:58

Старт проекта затянулся. Причина - перегрузка участников по основным обязанностям.
Прочёл книгу Голдратт "Критическая цепь". Там в том числе рассматриваются случаи сбоев в проектах, когда проектов несколько и "узким местом" становится сотрудник, который участвует сразу в нескольких проектах. Вообще на этапе перехода MLO от инструмента личной эффективности к инструменту организации совместной работы идеи Голдратта по управлению проектами надо как-то учесть. В частности идею буфера времени перед ограничением системы.


Благодаря вынужденой паузе в проекте есть возможность пересмотреть свой подход к вопросу выбора софта. Почему именно MLO?
Проект для меня не самый важный и я могу себе позволить поработать не только на цель проекта, но и на перспективу. Перспектива для меня, как для руководителя отдела, - эффективность (совместной) работы сотрудников отдела.
С другой стороны нет смысла под этот проект специально что-то строить - надо стараться адаптировать то, что есть. То что есть у компании и то, что есть у меня.

Эффективность сотрудников отдела
У каждого из сотрудников отдела своя специализация и работа в отделе организована так:
  • сотрудники компании ставят поручения нам персонально, в зависимости от специализации,
  • сотрудники отдела готовят личные планы на месяц и потом, планы на неделю, которые включают цели месяца и текущие поручения,
  • кроме разовых поручений сотрудники отдела принимают участие в проектах, с участием сотрудников разных отделов
Ранее в компании использовали Outlook + Exchange. Фрагменты этой системы остались.
Вся компания недавно перешла на Google Apps. Понятие "задачи" на момент перехода там отсутствовало в принципе. Мы искали веб-сервис для отслеживания поручений, локализованый и интегрированный с Google Apps. Выбрали Remember The Milk (RTM). По опыту и из общения с другими пользователями могу сказать, что это одна из лучших программ отслеживания поручений и для работы со списками задач (иерархические проекты не поддерживаются).
Планы на месяц пишем в виде сообщения в личных блогах. План на месяц - не более 1/2 А4. Каждую неделю их печатаем и на этих же распечатках пишем планы на неделю от руки. На встречи "обзор недели" я единственный прихожу с распечаткой вида "Цели" из MLO. Очень удобно видеть как цели месяца раскладываются на цели недели. Насколько я понимаю, следующий релиз MLO будет ориентирован на совершенствование настраиваемых видов (Андрей, поправьте). Поэтому пока не занимался настройкой собственного вида для обзора недели. Но для сотрудников отдела возможность связать задачи через цели месяца/недели - уже шаг вперёд по сравнению с записями от руки.
Гибкие возможности для управления проектами - одно из главных преимуществ MLO. Ни в Outlook, ни в RTM, ни в задачах Google иерархических проектов нет в принципе - только одноуровневые списки. Наш проект по выставке, как и большая часть проектов идущих в компании, иерархические. MLO хороший выбор, когда одноуровневых списков уже не достаточно, а специализированного ПО для управления проектами ещё много. Плюс локализация, не высокая стоимость и высокие темпы разработки новых версий.

Итак MLO даст руководителю контроль над проектом (интеграция с MM и обзор иерархии проекта). Так же откроет возможность для сотрудников согласовать месячные и недельные планы. Но главный вопрос - что в MLO есть для совместной работы вообще и для совместной работы над проектом в частности?
Есть возможность синхронизации по LAN и FTP. Механизм синхронизации очень удачен - я веду собственный файл дел и при этом участвую в нескольких "чужих" проектах. Это именно наша ситуация.
Для проектной работы мы используем Google Sites. Каждому проекту - свой сайт. Очень удобно на одной из страниц выложить карту проекта ММ в виде изображения и приаттачить к странице файл проекта в MLO. Но MLO не поддерживает синхронизацию по http :( Будем синхронизироваться по FTP. Как сделать автоматическую синхронизацию найду.
Как распределить задачи по исполнителям? Через контексты. Но мои личные контексты не соответствуют контекстам используемым в проекте. Кроме того использование контекста для понятия "Исполнитель" может сбить с толку пользователей. В MLO надо либо добавить новую сущность "Исполнитель", либо предусмотреть правила для синхронизации общих/личных контекстов. Прежде чем выбрать один из этих путей, надо бы их обсудить. Если подобное обсуждение было на англоязычном форуме - дайте ссылку.
Далее. Как проинформировать заинтересованных лиц (не участников проекта) о ходе работ? Ранее я готовил отчёты в MLO и (еженедельно) публиковал их на странице проекта в Google Sites в виде изображения. Можно попробовать сначала делать просмотр в браузере, потом просматривать html-код и уже его вставлять на страницу в Google Sites. Правда последний очень переборчив - не весь html принимает. Можно даже попробовать автоматизировать публикацию отчётов... Но в этом проекте информированость заинтересованных лиц не критична.
Кстати, если файл проекта уже лежит на FTP, и файл этот в xml, то может можно как-то генерировать RSS при изменениях в файле проекта? Подскажите, кто в курсе - возможно ли такое в принципе? А может кто tarpipe к MLO сможет прикрутить?
Самым критичным в проекте будет фактор времени - осталось 55 дней. У Голдратта есть хорошие идеи по буферам времени. Но просить участников этого проекта оценить требуемое время на выполнение задач - боюсь это уже будет перебор. Хотя, с другой стороны, оценивать надо не все задачи, а только критический путь. И это уже вопрос к руководителю проекта. Но возможно ли определить критический путь имея структуру задач, и не имея оценок времени? Задача эта интересная - будет время к ней вернусь. Пока же вопрос - если экспортировать проект в Excel, как там поднять диаграмму Гантта?
Наконец, как в MLO сделать разовое поручение не пользователю MLO? Есть механизм отправки оповещений по e-mail. Значит в принципе можно отправлять и задачу. И в противоположном направлении - из e-mail сделать себе задачу в MLO. Может эти задачи как-то можно реализовать с помощью MLO-Hotkeys?
Кстати, в RTM есть два механизма для изменения исполнителя - поставить поручение (задача создана мной, я отправил её исполнителю, могу отслеживать изменения сделанные исполнителем, но сам уже не могу ничего менять кроме комментариев) и открыть доступ к списку/задаче (удобно для гибкого управления проектами, когда участники проекта сами берут на себя инициативу по выполнению задач). В MLO есть пока только второй вариант.
На эти вопросы я рассчитываю найти ответы в ходе эксперимента. Но главный из них - как воспримут "очередную прихоть начальника" сотрудники.
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Odessey
Сообщения: 50
Зарегистрирован: фев 2009

Re: Первый опыт совместной работы над проектом в MLO

Сообщение Odessey » 26 фев 2009, 21:40

Хорошо бы позволить настраивать соответствие контекстов для разных пользователей. Или исключить некоторые контексты из списка отображенных в TODO .

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Шаг 1. Структура работ

Сообщение edw » 02 мар 2009, 20:00

У меня уже есть шаблон проекта в MLO. Он состоит из трёх этапов:
  • Этап инициации и планирования
  • Этап отслеживания и управления
  • Этап закрытия
До начала проекта я создал новый проект на базе этого шаблона.

С участниками проекта было несколько встреч по структурированию работ проекта. В ходе последней встречи мы так же расписали ответственных. Вся эта работа делалась с помощью ментальных карт. Теперь в MM у меня есть вся структура работ по проекту. Там же в ММ расписал ответственных с помощью поля Resources вкладки Task Info.

Заканчиваю этап инициации. Импортирую карту ММ в MLO:
  • Файл ММ сохраняю как xml. Фактически он сохраняется с расширением xmmap. Это расширение МЛО не видит. Приходится вручную менять расширение файла. Было бы логично, если бы МЛО поддерживал расширение xmmap при импорте.
  • Импортирую карту как отдельную ветвь в проект. И переименовываю её в Этап отслеживания и управления. Ответственные, увы, не импортировались как контексты. Придётся расставлять вручную. Но возможно это к лучшему - может в МЛО когда-нибудь появится понятие "Исполнитель".
  • Расписываю ответственных через контексты.
  • Настраиваю синхронизацию с FTP (только эта ветвь, без напоминаний). При сохранении создаётся файл данных на FTP (я думал придётся вручную выкладывать его туда). Выполняю первую синхронизацию.

Полученная структура соответствует структуре продуктов (стенд, оборудование, рекламные материалы). Но не соответствует вехам (этапам) работ. В этом проекте это не критично - мы старались распределить продукты по отдельным исполнителям, что бы было как можно меньше зависимостей. Но в принципе, после импорта из ММ (когда я знаю, что ничего не забыл), можно было бы распределять работы по вехам - выделяя несколько задач перемещать их между вехами, сохраняя контектсы.
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud

Автор темы

edw
Команда бета тестеров
Сообщения: 413
Зарегистрирован: фев 2009
Откуда: Киев
Благодарил (а): 18 раз
Поблагодарили: 27 раз

Проблема 1. Лицензирование

Сообщение edw » 11 мар 2009, 04:08

Имея готовую структуру проекта в MLO выложил её для синхронизации с участниками проекта. Этот момент оттягивал до последнего. У меня есть только одна лицензия на MLO и для новых пользователей я рассчитывал использовать 45-дневную триал-версию.
В ходе синхронизации получил сообщение что синхронизируемый файл старше, чем вновь созданный файл данных новых пользователей и их триальный период будет сокращён. Пытаясь сохранить 45 дневный триальный период (до выставки оставалось 50 дней), изменил даты создания/изменения всех задач проекта. Не помогло. Более того, как выяснилось, у новых пользователей вообще не остаётся триального периода. Очевидно, для определения триальности используются не даты создания/изменения задач входящих в синхронизируемый файл, а дата создания основного (моего личного) файла использованного для синхронизации.
Сейчас понимаю, что, возможно, надо было создать новый файл с задачами проекта и потом получить его уже в свой файл через синхронизацию. Не экспериментировал, т.к. проблема лицензирования для меня оказалась не главной проблемой.
MLO Windows v5 (macOS / CrossOver)
MLO iOS v3 (iPadOS)
MLO Android v3
MLO Cloud


Вернуться в «Обмен опытом»

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и 1 гость