ГТД. ЭТАП 2
Задачи которые мы зафиксировали, попадают во Входящие. Если под значком Входящих горит счётчик - хорошо бы его обнулить. Я рекомендую для Входящих настроить синий счётчик.
Немного про счётчики
У всех счётчиков советую ставить галку "скрыть если ноль". Советую использовать все счётчики(кроме серого) не как статистику, а как сигнал к действию. Если счётчик горит - нужно его обнулить. Это превращает "просто циферки" в сильный инструмент. Часто даже цифра не важна, сам факт её наличия.
Незавершенные. Синий цвет как сигнал, что тут нужно подумать. Если Вы играли в видеоигры в детстве, там у героя был показатель "Манны", такая ёмкость с запасом ментальной энергии. В тайм менеджменте это больше известно как Мыслетопливо. Синий счётчик показывает сколько очков манны(единиц мыслетоплива) нужно сюда вложить.
Просроченные. Красный счётчик как огонёк, как символ опасности, говорит что мы упустили что-то срочное и пора это уладить, пока огонь не распространился, не вырос в пожар с серьёзными последствиями. Это призыв собраться и решить вопрос(не обязательно выполнить задачу, может удастся поручить, перенести срок или отказаться).
Все. Зелёный цвет не давит, не раздражает. Просто когда будет свободная минутка, можно принять несколько решений, освежить в памяти несколько проектов, быстро и легко обнулить этот счётчик.
Завершенные. Серый цвет почти незаметный, он ни к чему не призывает, не отвлекает на себя внимание, просто показывает сколько дел мы сделали, сколько проектов закрыли. Если Вам вообще нужна такая статистика.
И так у нас выдалась минутка, мыслетопливо ещё не кончилось, и мы видим синий счётчик под значком Входящих. Заходим в этот вид.
ПРОЯСНЕНИЕ
Первым делом нужно пометить аварийные задачи, и разбить все задачи по категориям.
Задаём для каждой задачи вопрос "оно мне надо?", отвечая на вопрос обрабатываем задачи.
Да, но время терпит - оставляем задачу как есть
Да, и в ближайшие дни - ставим в срок крайний день выполнения задачи(только если действительно есть дедлайн)
Да, и уже сегодня - ставим дедлайн и "утверждаем" задачу(ставим и снимаем звёздочку)
Если задача быстрая или нужна прямо сейчас - просто встаём и делаем.
(Пару слов про утверждённые задачи:
Чтобы не путать цель дня с внезапно возникшей проблемой/ценностью, мы перестали назначать ей звездочку и ввели понятие "утвердить".
Чтобы "утвердить" задачу нужно поставить звёздочку и тут же её снять. После этого задача до конца дня попадает в основной список.
Чтобы задача попадала в список, нужно дописать в него правило:
...
ИЛИ
StarToggleDateTime = today
)
Нет не надо - удаляем задачу. Если Вы фиксируете всё подряд без анализа - многие идеи уйдут в мусор. Нет ничего страшного если 9 из 10 идей - мусор. Это только плюс. Это самый простой способ найти самородок, тот самый "1 из 10". Со временем станете определять часть мусора автоматически, ещё на первом этапе, но заниматься этим сознательно желательно только на втором этапе.
Нужно только как справка - ставим •флаг(можно ставить специальный флаг "•информация", но учитывая что информация не доживёт до следующего этапа можно присваивать любой флаг, проще всего присвоить последний использованный флаг)
Может быть нужно / может быть не нужно - достаточно зачёркнуть задачу(поставить галочку в чек-боксе).
Если решение нужно отложить до определённой даты, например до нового года или до лета - ставим дату начала и потом зачеркиваем.
Немного про категорию "может быть".
Из-за сложности назначения обзора и того что скрытая задача не имеет отличительных признаков(на десктоп скрытое сереет), решили переосмыслить что "Может быть" или "Сырая идея по проекту" - это зачеркнутая задача без флага, а "Выполненная задача" - это зачеркнутая с флагом. В начале это странно, но очень наглядно и удобно. Один клик и задача и даже ветка попадает в обзор.
Подробнее про обзор хочу написать позже. Если хотите отдельно встроить такое поведение, то у вида "Оно мне надо?" настройки такие:
Фильтр:
завершенные
Доп фильтр:
complete date time = on or before = today -7(цифра отвечает за периодичность. На этапе отладки её можно отрегулировать под себя, если с обзором не справляемся - увеличиваем цифру, если пропадает контроль - уменьшаем цифру)
И
Flag = equal = "нет"
И
Группа условий
start date time = on or before today +7(решения которые мы отложили до определённой даты появляются в обзоре за 7 дней до этой даты. Тоже можно отрегулировать. Нежелательно ставить день в день)
ИЛИ
start date time = does not exist
И
projectstatus = less then = Не начался
(исключает из обзора "Сырые идеи" относящиеся к проекту. Их удобнее просматривать во время обзора самого проекта, в качестве рекомендаций)
иерархия = да
родитель = нет
подзадачи = да
продолжить поиск = нет
Сортировка:
Дата завершения. Убывание.
Во время обзора задаём вопрос: оно мне надо?
Если нет - удаляем
Если да - снимаем галочку(задача переходит на ЭТАП3. ОФОРМЛЕНИЕ)
Если остались сомнения - дважды нажимаем на чек бокс(задача меняет дату завершения и пропадает из обзора на неделю)
Чтобы исключить задачи "может быть" и "сырые идеи по проекту" из анализа завершенных, достаточно добавить в доп фильтр этого вида: flag = not equal = "нет".