Старт проекта затянулся. Причина - перегрузка участников по основным обязанностям.
Прочёл книгу Голдратт "Критическая цепь". Там в том числе рассматриваются случаи сбоев в проектах, когда проектов несколько и "узким местом" становится сотрудник, который участвует сразу в нескольких проектах. Вообще на этапе перехода MLO от инструмента личной эффективности к инструменту организации совместной работы идеи Голдратта по управлению проектами надо как-то учесть. В частности идею буфера времени перед ограничением системы.Благодаря вынужденой паузе в проекте есть возможность пересмотреть свой подход к вопросу выбора софта. Почему именно MLO?
Проект для меня не самый важный и я могу себе позволить поработать не только на цель проекта, но и на перспективу. Перспектива для меня, как для руководителя отдела, - эффективность (совместной) работы сотрудников отдела.
С другой стороны нет смысла под этот проект специально что-то строить - надо стараться адаптировать то, что есть. То что есть у компании и то, что есть у меня.
Эффективность сотрудников отделаУ каждого из сотрудников отдела своя специализация и работа в отделе организована так:
- сотрудники компании ставят поручения нам персонально, в зависимости от специализации,
- сотрудники отдела готовят личные планы на месяц и потом, планы на неделю, которые включают цели месяца и текущие поручения,
- кроме разовых поручений сотрудники отдела принимают участие в проектах, с участием сотрудников разных отделов
Ранее в компании использовали Outlook + Exchange. Фрагменты этой системы остались.
Вся компания недавно перешла на Google Apps. Понятие "задачи" на момент перехода там отсутствовало в принципе. Мы искали веб-сервис для отслеживания поручений, локализованый и интегрированный с Google Apps. Выбрали
Remember The Milk (RTM). По опыту и из общения с другими пользователями могу сказать, что это одна из лучших программ отслеживания поручений и для работы со списками задач (иерархические проекты не поддерживаются).
Планы на месяц пишем в виде сообщения в личных блогах. План на месяц - не более 1/2 А4. Каждую неделю их печатаем и на этих же распечатках пишем планы на неделю от руки. На встречи "обзор недели" я единственный прихожу с распечаткой вида "Цели" из MLO. Очень удобно видеть как цели месяца раскладываются на цели недели. Насколько я понимаю, следующий релиз MLO будет ориентирован на совершенствование настраиваемых видов (Андрей, поправьте). Поэтому пока не занимался настройкой собственного вида для обзора недели. Но для сотрудников отдела возможность связать задачи через цели месяца/недели - уже шаг вперёд по сравнению с записями от руки.
Гибкие возможности для управления проектами - одно из главных преимуществ MLO. Ни в Outlook, ни в RTM, ни в задачах Google иерархических проектов нет в принципе - только одноуровневые списки. Наш проект по выставке, как и большая часть проектов идущих в компании, иерархические. MLO хороший выбор, когда одноуровневых списков уже не достаточно, а специализированного ПО для управления проектами ещё много. Плюс локализация, не высокая стоимость и высокие темпы разработки новых версий.
Итак MLO даст руководителю контроль над проектом (интеграция с MM и обзор иерархии проекта). Так же откроет возможность для сотрудников согласовать месячные и недельные планы. Но главный вопрос - что в MLO есть для совместной работы вообще и для совместной работы над проектом в частности?
Есть возможность синхронизации по LAN и FTP. Механизм синхронизации очень удачен - я веду собственный файл дел и при этом участвую в нескольких "чужих" проектах. Это именно наша ситуация.
Для проектной работы мы используем Google Sites. Каждому проекту - свой сайт. Очень удобно на одной из страниц выложить карту проекта ММ в виде изображения и приаттачить к странице файл проекта в MLO. Но MLO не поддерживает синхронизацию по http
Будем синхронизироваться по FTP. Как сделать автоматическую синхронизацию найду.
Как распределить задачи по исполнителям? Через контексты. Но мои личные контексты не соответствуют контекстам используемым в проекте. Кроме того использование контекста для понятия "Исполнитель" может сбить с толку пользователей. В MLO надо либо добавить новую сущность "Исполнитель", либо предусмотреть правила для синхронизации общих/личных контекстов. Прежде чем выбрать один из этих путей, надо бы их обсудить. Если подобное обсуждение было на англоязычном форуме - дайте ссылку.
Далее. Как проинформировать заинтересованных лиц (не участников проекта) о ходе работ? Ранее я готовил отчёты в MLO и (еженедельно) публиковал их на странице проекта в Google Sites в виде изображения. Можно попробовать сначала делать просмотр в браузере, потом просматривать html-код и уже его вставлять на страницу в Google Sites. Правда последний очень переборчив - не весь html принимает. Можно даже попробовать автоматизировать публикацию отчётов... Но в этом проекте информированость заинтересованных лиц не критична.
Кстати, если файл проекта уже лежит на FTP, и файл этот в xml, то может можно как-то генерировать RSS при изменениях в файле проекта? Подскажите, кто в курсе - возможно ли такое в принципе? А может кто
tarpipe к MLO сможет прикрутить?
Самым критичным в проекте будет фактор времени - осталось 55 дней. У Голдратта есть хорошие идеи по буферам времени. Но просить участников этого проекта оценить требуемое время на выполнение задач - боюсь это уже будет перебор. Хотя, с другой стороны, оценивать надо не все задачи, а только критический путь. И это уже вопрос к руководителю проекта. Но возможно ли определить критический путь имея структуру задач, и не имея оценок времени? Задача эта интересная - будет время к ней вернусь. Пока же вопрос - если экспортировать проект в Excel, как там поднять диаграмму Гантта?
Наконец, как в MLO сделать разовое поручение не пользователю MLO? Есть механизм отправки оповещений по e-mail. Значит в принципе можно отправлять и задачу. И в противоположном направлении - из e-mail сделать себе задачу в MLO. Может эти задачи как-то можно реализовать с помощью MLO-Hotkeys?
Кстати, в RTM есть два механизма для изменения исполнителя - поставить поручение (задача создана мной, я отправил её исполнителю, могу отслеживать изменения сделанные исполнителем, но сам уже не могу ничего менять кроме комментариев) и открыть доступ к списку/задаче (удобно для гибкого управления проектами, когда участники проекта сами берут на себя инициативу по выполнению задач). В MLO есть пока только второй вариант.На эти вопросы я рассчитываю найти ответы в ходе эксперимента. Но главный из них - как воспримут "очередную прихоть начальника" сотрудники.