Как настроить повторяющиеся задачи



Главное предназначение повторяющихся задач — в заданные дни и время напоминать нам о наших обязательствах. В GTD® это называется "зоны ответственности". Это может касаться как профессиональной деятельности (периодические отчеты, налоги, проверки, обучения персонала), так и личной сферы (платежи, уборка, проверка домашних заданий у ребенка). Благодаря гибкой настройке повторяющихся задач в MLO вы можете полностью автоматизировать отображение этих действий в своем списке To-Do.

Настройки повторов в MLO на всех платформах идентичны. В iOS версии приложения нельзя настроить некоторые дополнительные опции, но можно настроить их в декстоп версии и синхронизировать данные. Ниже мы приводим приводим примеры в десктоп версии.

Для установки повтора для задачи перейдите в режим редактирования свойств -> раздел Срок и Напоминание -> Повтор.

Основные настройки повтора

Дополнительные настройки повтора

Комбинации настроек

Пропуск повтора

Правила настройки


Основные настройки повтора

Настройки повтора разделены на две группы: основные и дополнительные настройки. Основные настройки являются обязательными, без них повтор задачи не будет работать. Они определяют частоту и порядок повтора задач.

Шаблон повторения

Для каждой повторяющейся задачи можно выбрать или собрать, как конструктор, свой шаблон повторения. Нет необходимости ограничивать себя стандартными повторами ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно.

Recurence pattern

Выбирайте свой вариант повтора, полностью отображающий цикл вашей задачи:

Следующий повтор

Для правильного отображения цикла повтора задач обязательно задаются следующие параметры:

Next occurence

Дата начала и срок могут совпадать. Например, для задачи "Подарить подарок на день Св. Валентина" дата начала и срок будут установлены на 14 февраля, потому что рано поздравлять 13-го, а 15-го уже можеть быть поздно.

Даты могут быть разные. Например, оплатить коммунальные платежи вам нужно до 20 числа каждого месяца. Но не обязательно это делать именно в этот день. Можно задать себе дату начала с 15 числа каждого месяца.

Завершить повторения

Количество повторений задачи по умолчанию установлено "Бесконечно". Вы задали повтор, и задача теперь будет показываться с определенной периодичностью без ограничения по времени. Но если необходимо указать ограничения повтора, это можно сделать::

Пример: Вы купили годовой абонемент в тренажерный зал. Создали задачу с повтором, например, понедельник-среда-пятница. И в этой же задаче можно указать, что такой режим сохранять до даты завершения абонемента. Если, конечно, вы не собираетесь его регулярно продлевать.

End by limit

Дополнительные настройки

Если вам не хватает предложенных настроек повтора, существуют дополнительные свойства. Это более тонкие настройки для опытных пользователей. Данные свойства позволяют еще на порядок расширить функционал циклических задач.

Автоматический сброс подзадач при повторении

В MyLifeOrganized повторяющиеся задачи могут иметь свои подзадачи, которые по заданному алгоритму и настройкам повторяются или не повторяются вместе с основной задачей. При наличии подзадач у повторяющейся задачи, можно задать как системе поступать с завершенными подзадачами, когда их отображать в следующий раз.

Есть три варианта автоматического сброса подзадач при повторении:

Автоматическое повторение при выполнении подзадач

В MyLifeOrganized повтор может срабатывать не только после завершения повторяющейся задачи, но и по выполнению её подзадач.

Существует три варианта автоматического повторения при выполнении подзадач:

Создавать / Не создавать завершенную копию задачи при повторении

Для повторяющейся задачи можно указать, нужно ли создавать завершенную копию либо не нужно.

В каких случаях необходима завершенная копия:

- для отслеживания своей продуктивности в списках завершенных задач;

- для быстрого создания дубликата задачи, только уже без повтора.

Комбинации настроек

В MyLifeOrganized нет ограничений, что можно использовать только определенную функцию автоматизации повтора. Из описанных выше настроек можно создавать любые комбинации, необходимые вам под каждый конкретный случай.

Пример: периодическая задача "Обучение персонала", где с определенной периодичностью нужно проводить занятия на различные темы. Эти темы прописываем как подзадачи "Обучение персонала". И для задачи устанавливаем следующий вариант настроек:

- сбросить все подзадачи на незавершенные, если они все завершены;

- автоповтор при завершении любой подзадачи.

Чем это полезно? Когда приходит время проведения занятий, мы можем выбрать любую тему, максимально актуальную на данный момент. При завершении подзадачи, сработает повтор. Но при следующем показе задачи, будут показаны все темы, кроме уже изученной.

После того, как все подзадачи-темы будут завершены, вам снова отобразится весь список.

Пропуск повтора

Если возникает ситуация, что вы не будете выполнять периодическую задачу - можете пропустить ее повтор. Это необходимо для того, чтобы:

- невыполненная задача не отображалась в списке завершенных задач;

- задачи, которые в этот раз вы не будете выполнять, не загромождали списки активных действий.

Пропустить повтор можно либо нажатием на задаче правой кнопки мыши с выбором соответствующей функции, либо назначить в настройках пропуска повтора комбинацию горячих клавиш и выполнять его с помощью клавиатуры.

Пропуск повтора особенно полезен при вечернем просмотре дел на завтра. Если мы заранее видим, что завтра какие-то дела выполнять не будем — можно их перебросить на следующую актуальную дату, не дожидаясь пока они станут просроченными.

Правила работы с повторяющимися задачами

Необходимо придерживаться некоторых правил, чтобы работа с повторяющимися задачами была удобна и не давала сбоев:

1. Редактирование возможно только в окне повтора или нажатием на срок на панели задач

После того, как задача стала повторяющейся, все изменения в настройки нужно вносить через меню повтора. Это необходимо для того, чтобы не нарушить цикл, установленный ранее. Открыть меню повтора можно на панели Свойств, если нажмете на кликабельную строку описания повтора. Либо прямо на панели задач, если нажмете на Срок.

Open recurrence settings from properties

2. Соответствие даты следующего повтора и шаблона повторения

Если вы установили дату следующего еженедельного повтора, эта дата обязательно должна соответствовать указанному дню недели. При несоответствии программа предупредит вас, что этот день не является, к примеру, вторником. В этом случае можно принять предложенный вариант автокоррекции или вручную изменить либо дату, либо день недели.

Аналогично с ежемесячными и ежегодными повторами. Например, если дата установлена на 1-е число следующего месяца, а повтор "каждый первый рабочий день месяца" - эта дата должна быть именно первым рабочим днем месяца.

Correspondance of dates

3. Не ставить время и напоминания в варианте "Вернуть задачу через …"

Повтор "Вернуть задачу через …" срабатывает ровно через указанный срок после завершения задачи.

Regenerate new task

Пример: В первый раз напоминание сработает в установленные 15:00. Если вы нажмете завершение задачи в 15:24, то и следующее напоминание сработает уже в 15:24 следующего дня. Время и напоминания устанавливаются только для повторяющихся задач с повтором "каждую/каждый" (день, неделю, месяц, год).

В повторе "Ежечасно" можно установить только вариант "Вернуть задачу через определенное количество часов".